Homeoffice - Rechtliches und Vorteile

In der aktuellen Situation der Corona-Pandemie ist Homeoffice eine Alternative, die nun gefragter ist denn je. Einige Unternehmen haben sich auch ohne einen nachweisbaren internen COVID-19 Verdachtsfall bereits mit ihren Mitarbeitern auf eine vorübergehende Homeoffice-Lösung geeinigt. Ist es möglich diese umzusetzen, ist es in dieser Zeit eine hilfreiche Maßnahme im Dienste der Gesellschaft und eine Geste des fürsorglichen Miteinanders.

Unabhängig davon liegt es zudem zurzeit im Trend, seinen Mitarbeitern Homeoffice und beispielsweise Gleitzeit anzubieten – Dies steigert nachweislich die Attraktivität der Arbeitgeber.

Doch worauf muss ich als Arbeitgeber überhaupt achten und welche Vorteile habe ich dadurch? Wir klären auf!

 

Mit dem Gesetz im Einklang stehen

Um überhaupt Homeoffice durchsetzen zu können, bedarf es zunächst einer einvernehmlichen Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es sollte ein Vorteil für beide Seiten darstellen, erst dann macht es Sinn, solch eine Vereinbarung schriftlich in einer Zusatzvereinbarung festzuhalten. Denn Vorsicht: Sollte der Arbeitnehmer Widerwillens ins Homeoffice geschickt werden, wird der Arbeitgeber vor dem Arbeitsgericht immer am kürzeren Hebel sitzen.

Falls der Arbeitgeber es dennoch von seinem Mitarbeiter verlangt, so kann sich der Angestellte auch weigern. Eine Kündigung seitens des Arbeitgebers ist in dem Fall rechtswidrig und man hat lediglich die Möglichkeit nachzugeben und den Mitarbeiter weiterhin vom Büro aus arbeiten zu lassen oder für die geplante Zeit im Homeoffice bezahlt freizustellen. Denn einen Rechtsanspruch auf Homeoffice gibt es nicht.

Wenn der erste Schritt - die Entscheidung für die Homeoffice-Lösung - getan ist, folgt eine sorgfältige Planung für jeden einzelnen zukünftigen Homeoffice-Mitarbeiters.

Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist Pflicht

Unabhängig von der Betriebsgröße ist ein ergonomischer Arbeitsplatz Pflicht. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bezeichnet diesen Paragrafen als „eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten“. In der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) wird es dagegen schon konsequenter geregelt und ergonomische Mängel am Arbeitsplatz werden bei der Gefährdungsbeurteilung trotz offensichtlicher physischer Mängel als psychische Belastung zugeordnet.

Was macht nun einen ergonomischen Arbeitsplatz überhaupt aus?

  1. Der Stuhl sollte der Kniekehlenhöhe entsprechen und ungefähr zwei Fingerbreit Platz von der Sitzvorderkante zur Kniekehle aufweisen
  2. Der Stuhl muss mindestens 40-48 cm breit sein
  3. Der Rücken sollte festen Kontakt zur beweglichen Rückenlehne haben
  4. Die Armlehne sollte auf Tischhöhe eingestellt sein
  5. Der Schreibtisch sollte mindestens 72 cm hoch und 80 x 160 cm groß sein
  6. Der Sichtabstand zum Monitor sollte mindestens 50 cm beinhalten und die Tastatur mindestens 10 cm von der Tischkante entfernt sein
  7. Der Bildschirm sollte im 90°-Winkel zum Fenster stehen
  8. Die optimale Raumtemperatur beträgt 20-22°C
  9. Der Lärmpegel darf 55 db nicht überschreiten
  10. Eine 40 – 60%ige Luftfeuchtigkeit ist optimal



Einverständniserklärung zur Überprüfung des Arbeitsplatzes im Homeoffice

Nachdem die Frage geklärt ist, ob der Mitarbeiter sich zu Hause einen ergonomischen Arbeitsplatz einrichten kann, sollte der Arbeitgeber dies auch vor Ort prüfen. Dafür benötigt man das Einverständnis des Mitarbeiters, die dem Arbeitgeber erlaubt, den Arbeitsplatz im Homeoffice regelmäßig zu prüfen. In diesem Fall kann eine für beide Parteien akzeptable Einigung in der Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden.

Wenn der Arbeitnehmer nicht bereits ein vernünftig ausgestattetes Homeoffice zur Verfügung hat, muss man als Arbeitgeber Arbeitsmittel kostenfrei zur Verfügung stellen. Dazu gehört eine funktionierende Hardware wie Laptop oder PC, ein Headset, eine Maus und Tastatur und alles, was sonst auch im Büro benötigt wird. Damit die Arbeit von zu Hause problemlos verrichtet werden kann, benötigt der Arbeitnehmer zudem ein gutes Internet. Sollte keins vorhanden sein, muss der Arbeitgeber auch hierfür aufkommen.

VPN-Netwerk und Datenschutz

Die Rechner müssen mit einem VPN-Netzwerk eingerichtet werden. Virtual Private Network (VPN) ist wichtig, damit der Mitarbeiter auch von zu Hause aus Zugriff auf die betriebsinternen Ordner hat.

Somit wären wir auch bei einem weiteren sehr wichtigen Thema, das vor allem in den letzten Jahren so manch einem Unternehmen den letzten Nerv geraubt hat - Der Datenschutz! Es ist sehr wichtig, dass alle Dokumente, die nicht nach Außen gelangen dürfen, mit einem Passwort verschlüsselt werden.

Was, wenn ein Arbeitnehmer alle Arbeitsmittel bereits zuhause hat?

In diesem Fall hat der Arbeitnehmer sogar ein Anrecht auf eine Art „Arbeitsplatz-Miete“.  Darunter fallen die Anschaffung von Büromaterial, Telekommunikationskosten, die laufenden Raumkosten (Miete, Nebenkosten) sowie Stromkosten für die Benutzung der Arbeitsgeräte. Dieser Punkt sollte ebenfalls unbedingt in der Zusatzvereinbarung schriftlich festgehalten werden.

 

Die wichtigsten Regelungen, die in der Vereinbarung festgehalten werden müssen, zusammengefasst:

  • Anzahl der Home-Office Tage  
  • Pausenzeiten
  • Arbeitszeiterfassung
  • Vergütung von Mehrarbeit
  • Kostenübernahme der Arbeitgeber für IT, Telefon- und Internetanschluss
  • Ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber Zugang zum Heimarbeitsplatz erhält
  • Bedingungen für die Beendigung des Home-Office z.B.: betriebliche Umstrukturierungen, Projektarbeiten etc.
  • Wünsche des Arbeitnehmers, wie z.B.: zeitlich begrenzte telefonische Erreichbarkeit oder flexible Arbeitszeiten etc. (es sollte ein klarer Mehrwert für den Arbeitnehmer hervorgehen)
  • Eine Einigung über den verbleibenden Versicherungsschutz, denn der gängige Versicherungsschutz entfällt bei Home-Office. Ein Beispiel wäre, wenn der Arbeitnehmer sich beispielsweise auf den Weg vom Arbeitsplatz zur Toilette oder in die Küche begibt, dann greift die gesetzliche Unfallversicherung bei einem Arbeitsunfall nicht. Denn der Gesetzgeber kann nicht die private Einrichtung in einer Wohnung oder einem Haus beeinflussen.

 

Hier Muster Zusatzvereinbarung downloaden!

Das Vertragsmuster ist ein Hilfsmittel und hilft bei etwaigen Formulierungen. Vor seiner Verwendung sollte der Vertrag von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater geprüft und auf Ihre Bedürfnisse und Risiken angepasst werden.


Welche Arbeitgebervorteile bietet das Homeoffice?

Wie am Anfang unseres Beitrags bereits erwähnt, steigert das Anbieten von Homeoffice die Attraktivität des Arbeitgebers. Denn vor allem die Generation Z möchte immer mehr Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben. Zudem sparen sich Unternehmen Kosten für mittlerweile unumgängliche Mitarbeiter-Benefits, wie frisches Obst, Säfte, Kaffee usw. Zudem bedeuten weniger Arbeitsplätze im Unternehmen gleichzeitig weniger Raum und somit weniger Mietkosten.

Laut einer Studie der Universität Stanford wurde erwiesen, dass die Produktivität der Arbeitnehmer im Homeoffice angestiegen ist. In dieser Studie wurde ein chinesisches Unternehmen mit 16.000 Mitarbeitern getestet. 500 Mitarbeiter erklärten sich bereit, zwei Jahre lang von zu Hause aus zu arbeiten. Im direkten Vergleich waren die Mitarbeiter aus dem Homeoffice weniger krank, haben weniger Pausen gemacht und haben ohne Ablenkungen ihre volle Arbeitszeit abgearbeitet. Der geringere Krankheitsausfall resultiert daraus, dass die Hürde, trotz einer leichten Erkältung zur Arbeitsstätte zu fahren, entfällt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Frauen oder auch Männer in Elternzeit schneller den Wiedereinstieg ins Berufsleben finden, da sie flexibler arbeiten können.

Durch wegfallendes Pendeln gewinnt der Mitarbeiter zudem Arbeits- bzw. Freizeit und gerade in Städten wird der Verkehr und damit auch die Umwelt entlastet.

Natürlich funktioniert Homeoffice nicht für alle Berufsgruppen. Aber vor allem Mitarbeiter, die administrative Aufgaben, Telemarketing oder andere Berufsfelder ausüben, die das Telefonieren und die Arbeit am PC beinhalten, sollten diese Alternative in Erwägung ziehen.

 

Ist eine Kontrolle der Arbeitsleistung möglich?

Eine Kontrolle ist nur eingeschränkt möglich und der Arbeitgeber sollte dem Arbeitnehmer einen Vertrauensvorschuss entgegenbringen.

Wir haben Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern werden, einen Überblick über die Leistungen Ihrer Arbeitnehmer zu behalten.

  • Tipp 1: Sorgen Sie für eine digitale Kommunikationsbasis für Meetings. Gute Netzwerke sind beispielsweise Microsoft Teams oder Skype Business.
  • Tipp 2: Besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter konkrete Wochen-, Monats- und Quartalsziele.
  • Tipp 3: Terminieren Sie jeweils am Anfang und am Ende jeder Woche so genannte Report-Meetings. In diesen Meetings bespricht Ihr Mitarbeiter mit Ihnen beispielsweise immer montags die Wochenziele und an einem Freitag, ob die Ziele erreicht wurden. Dies hilft dem Arbeitnehmer, strukturiert zu bleiben und Ihnen, nicht den Überblick zu verlieren.
  • Tipp 4: Richten Sie Abteilungs-Daily-Meetings ein. Diese sollen die komplette soziale Isolation verhindern und sorgen für einen netten täglichen Austausch unter den Arbeitskollegen.

 

Homeoffice aus Sicht der Arbeitgeber - das Wichtigste zusammengefasst

  • Das Anbieten von Homeoffice-Lösungen steigert nachweislich die Arbeitgeberattraktivität und es können gleichzeitig Kosten eingespart werden. Außerdem steigt nachweislich die Produktivität der Mitarbeiter im Homeoffice und Kollegen in Elternzeit können schneller wieder in den Berufsalltag einsteigen.
  • Es gibt keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice - weder von Arbeitnehmer- noch von Arbeitgeberseite.
  • Dem Arbeitnehmer muss ein ergonomischer Arbeitsplatz und sämtliche Arbeitsmittel, die er für die Arbeit im Homeoffice benötigt zur Verfügung gestellt werden. Zur Überprüfung der Arbeitsplatzsituation benötigt der Arbeitgeber eine Einverständniserklärung vom Mitarbeiter.
  • Es muss ein VPN-Netwerk eingerichtet und Datenschutzmaßnahmen eingeführt werden.
  • Eine umfassende Kontrolle ist nur eingeschränkt möglich - Vertrauen Sie Ihren Mitarbeiten und führen Sie relevante Ziele und Kennzahlen ein.