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Inmitten der digitalen Transformation ist ein effektives HR-Datenmanagement für mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung. Speziell diese haben besondere Herausforderungen und Bedürfnisse aufgrund ihrer Größe und den zur Verfügung stehenden Ressourcen. Viele mittelständische Unternehmen zögern, digitale Lösungen zu nutzen, jedoch zeigen Studien, dass gut organisierte Personaldaten nicht nur die Effizienz steigern und Kosten sparen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und -erfahrung erhöhen. Die Einführung einer umfassenden HR-Software kann zusätzlich die Prozesse straffen und die Datenkonsistenz in mittelständischen Unternehmen gewährleisten.
Status quo: Woran es in vielen Unternehmen hapert
In vielen mittelständischen Unternehmen gibt es Probleme bei der Verzahnung der Systeme, der digitalen Abwicklung komplexer Prozesse und der Analyse von Big Data in den Personalabteilungen. Oftmals sind die Herausforderungen jedoch schon viel früher in der Prozesskette zu finden – Daten werden nicht strukturiert erfasst und genutzt.
Arbeitszeiterfassung
In Deutschland muss seit Januar 2023 die Arbeitszeit aller Mitarbeiter:innen systematisch erfasst werden. In der Theorie sollte das am besten von Mitarbeiter:innen selbst direkt eingespeist in digitale Systeme erledigt werden. So sind alle Daten zentral an einem Ort gespeichert und für alle ersichtlich, daraus abgeleitet können Anwesenheitszeiten analysiert werden. In der Praxis sieht das aber anders aus. Eine aktuelle Studie zeigt: 25 Prozent erfassen Arbeitszeiten auf Papier, zwölf Prozent in einer Excel-Liste und 24 Prozent über eine Stechuhr.
Bewerberdaten
Drei von vier Bewerber:innen gehen davon aus, dass ihre Daten rechtswidrig weitergeleitet und nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Diese nachvollziehbare Befürchtung entsteht vor allem dann, wenn Unternehmen keine klaren Strukturen im HR-Datenmanagement haben. Dabei sind Bewerberdaten – immer unter der Voraussetzung der rechtlichen Korrektheit – korrekt abgelegt und archiviert eine hilfreiche Quelle für jeden Personalverantwortlichen. Eine Bewerberdatenbank aufzubauen, auf die im Bedarf zurückgegriffen werden kann, ist in Zeiten des Fachkräftemangels Gold wert. In der Realität werden Bewerberdaten jedoch entweder rechtswidrig gespeichert und weitergeleitet oder gar nicht erst strukturiert verarbeitet.
Datenintegration
Teilweise liegen Daten zwar vor, aber in mehreren Quellen unstrukturiert und nicht aufeinander abgestimmt. Vor allem mittelständische Unternehmen haben damit zu kämpfen, da sie nicht über die gleiche IT-Infrastruktur und die finanziellen Ressourcen wie größere Konzerne verfügen.
Beispiel: Mitarbeiterdaten im System der Lohnbuchhaltung und gleichzeitig in einem HR-Management-Tool.
Gerade beim Einsatz mehrerer paralleler Systeme und Tools passiert das im HR-Kontext also häufig. Die Folge sind doppelte und falsche Daten, Frust bei Mitarbeiter:innen, die diese Daten verarbeiten müssen und möglicherweise daraus fehlgeleitete Schlüsse. Es hilft daher, alle Daten an einem Ort zentral zu verwalten – von Urlaubsanträgen über Zeiterfassungen bis hin zu Stammdaten. Nur dann kann sichergestellt werden, dass es keine Dopplungen gibt. Zudem erleichtert eine Zentralisierung der Daten die Analyse derer immens.
Herausforderung Datenschutz
Wenn es im Datenkontext über die reine Sammlung von Basisdaten wie Stammdaten oder Arbeitszeiten hinausgeht, steht schnell die Frage nach dem vor allem in Deutschland, aber auch Österreich und der Schweiz strengen Datenschutz im Raum. Wer HR-Analytics-Projekte anstoßen möchte, sieht sich oft verschiedenen Datenschutzverordnungen gegenüber. Oft werden diese jedoch als Vorwand genutzt, um sich zurückzulehnen und die Projekte als „unmöglich“ abzustempeln.
Privacy Paradox: Mitarbeiter:innen bestimmen bei der Freigabe und Weitergabe ihrer Daten mit. Viele Unternehmen raufen sich die Haare, wenn manche Daten nicht weitergegeben werden, obwohl die gleichen Personen beispielsweise in sozialen Netzwerken über Apps auf ihrem Smartphone & Co. massenweise Daten freigeben, deren Verwendung sie nicht kontrollieren können. Diese Ambivalenz wird „Privacy Paradox“ genannt. Dabei sind für viele Projekte nicht zwingend personenbezogene Daten erforderlich, es reichen oftmals aggregierte Daten zur Analyse, die aus anonymisierten Mitarbeiterdaten bestehen.
Strukturierte Daten bergen enormes Potenzial
Eine Studie zeigt, was Entscheider:innen im HR-Bereich als die wichtigsten Treiber und Enabler (1 = unwichtig, 5 = sehr wichtig) der HR-Digitalisierung sehen. Auf den vordersten Plätzen landen die Schlagworte Datenverfügbarkeit mit einem Ergebnis von 3,1 Punkten und Dateninfrastruktur als Top-Ergebnis mit 3,6 Punkten.
Ein Blick auf die Vorteile und Potenziale strukturierter HR-Daten verdeutlicht, warum Personalverantwortliche dieses Thema als so wichtig erachten.
Interne Prozesspotenziale
Das größte Potenzial der Digitalisierung im Personalbereich liegt zweifelsohne in der Prozessoptimierung, die zu einer Effizienzsteigerung und Kostensenkung führt. Wenn beispielsweise Mitarbeiterdaten elektronisch und automatisiert in digitalen Akten erfasst werden, am besten per Self Service-Funktion, spart das jede Menge Zeit und Kosten.
Employee Self Service
Self Service stammt aus dem Kundenbereich und bedeutet, dass Kund:innen ausgewählte Anliegen selbst erledigen– ohne Zutun des Unternehmens. Employee Self Service ist beispielsweise, wenn Angestellte bestimmte Daten selbst organisieren, Lohnabrechnungen selbst verwalten oder Arbeitsstunden erfassen.
Datenmanagement in mittelständischen Unternehmen vs. Konzernen
Die wesentlichen Unterschiede im Datenmanagement im Personalbereich zwischen mittelständischen Unternehmen und Konzernen betreffen die Ressourcen und Budgets, die Skalierbarkeit, die Datenquellen, die Compliance-Anforderungen, die technologische Infrastruktur und die Anpassungsfähigkeit. Konzerne verfügen über umfangreiche Ressourcen und müssen mit komplexeren Datenumgebungen und globalen Compliance-Standards umgehen. Mittelständische Unternehmen besitzen hingegen begrenzte Ressourcen und Budgets, lokale Compliance-Anforderungen, schlankere Strukturen und einfachere Datenquellen. Trotz der Unterschiede teilen beide die gemeinsame Zielsetzung, die Effizienz und Mitarbeiterbindung im Personalbereich zu optimieren.
HR-Software für smartes Datenmanagement
Viele Organisationen nutzen digitale Tools – allerdings zu viele verschiedene. Eines für Zeiterfassung, eines für die Lohnbuchhaltung, eines für Talent-Management, eines für Onboarding und so weiter. Ein immer größer werdender HR-Tech-Stack sorgt dafür, dass es mehrere Datenquellen gibt, die Übersichtlichkeit verloren geht und Frust bei Mitarbeiter:innen entsteht. Genau das ist der Vorteil umfassender und ganzheitlicher HR-Systeme. Als All-in-One-Tool decken sie den Großteil aller Prozesse ab und machen so HR-Datenmanagement so einfach wie nur möglich.
Strukturierte Daten als Erfolgsfaktor
Die vorgestellten Studien und Entwicklungen zeigen, dass strukturierte Daten im HR ein Erfolgsfaktor für jedes mittelständische Unternehmen sind, und zwar nicht nur in Bezug auf die Prozessoptimierung und Kosteneffizienz, sondern auch auf die eigene Mitarbeiterzufriedenheit und Employee Experience. Wer möchte schon in einem rückständigen Unternehmen arbeiten, das die Digitalisierung verschläft?
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Warum ist effektives HR-Datenmanagement für mittelständische Unternehmen in der digitalen Transformation so wichtig?
Wie können gut organisierte Personaldaten die Personalbeschaffung verbessern?
Wie können mittelständische Unternehmen die Datenintegrität und den Datenschutz bei der Nutzung von HR-Software gewährleisten?
Das jacando Team beschäftigt sich tagtäglich mit den relevantesten HR-Themen, um die Arbeit im Personalwesen noch professioneller und effizienter zu gestalten. Mit ihrer HR-Software digitalisieren sie den gesamten Bereich des Personalwesens. Sie beschäftigen sich vor allem mit den Themen Recruiting, Personalverwaltung, Talent- und Performance-Management und Zeiterfassung.
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