Arbeitszeiterfassung 2023: Diese Regeln musst du kennen

Bisher waren die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland eher lasch: Laut Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitgeber lediglich Überstunden und Mehrarbeit sowie die Arbeitsstunden an Sonn- und Feiertagen erfassen. Das ändert sich nun. Die Arbeitszeiterfassung wird 2023 deutlich strenger und umfangreicher.

Die Hintergründe: Europäischer Gerichtshof und Bundesarbeitsgericht entscheiden Pflicht zur Zeiterfassung

Die Änderung des Arbeitszeitgesetzes in Gang gesetzt hatte ein Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH). Dieser beschloss bereits am 14. Mai 2019, dass die Mitgliedstaaten der EU die Arbeitgeber in ihrem Land verpflichten müssen, ein objektives und verlässliches System zur Messung der täglich geleisteten Arbeitszeit von Arbeitnehmenden einzurichten. Fachleute sahen bereits in diesem Beschluss eine indirekte Aufforderung an den Gesetzgeber zu handeln, dieser zögerte jedoch noch.

Schließlich nahm sich das Bundesarbeitsgericht des Falls an: Konkret kam es zu einem Rechtsstreit, weil ein Betriebsrat die Einführung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit initiieren wollte. In seinem Urteil entschied das Bundesarbeitsgericht, dass der Betriebsrat bezüglich der Einführung einer Zeiterfassung kein Initiativrecht hat – weil der Arbeitgeber schon durch das Urteil des EuGH zur generellen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet ist. Mit diesem Urteil vom 13. September 2022 unterstrich das Bundesarbeitsgericht also, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmenden aufgezeichnet werden muss.

Auch wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2023 bisher noch nicht gesetzlich geregelt wird, gilt sie dennoch bereits für alle Arbeitgeber und Unternehmen. Eine Ergänzung oder Änderung des Arbeitszeitgesetzes steht zwar bisher noch aus. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts macht allerdings bereits jetzt klar, dass alle Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden erfasst werden müssen – ohne Ausnahme.

Gibt es Ausnahmen von der neuen Arbeitszeiterfassung 2023?

Der erste Gesetzesentwurf für die Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht zwar Ausnahmen vor – aber nur für die Arten der Zeiterfassung, nicht für die grundsätzliche Pflicht. Damit müssen alle Unternehmen, vom Zwei-Mann-Betrieb bis zum riesigen Konzern, gleichermaßen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten aufzeichnen und aufbewahren.

Die genannten Ausnahmen beziehen sich auf die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, die der Gesetzesentwurf derzeit vorsieht. Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden sollen von dieser ausgenommen sein. Sie dürfen die Arbeitszeit auch manuell aufzeichnen. Für kleinere und mittlere Unternehmen soll es Übergangsfristen geben.

Da die Gesetzesänderung bisher noch nicht verabschiedet wurde, ist noch nicht klar, ob diese Regelungen am Ende tatsächlich gelten werden. Die Reaktionen auf den bisherigen Entwurf fielen auf jeden Fall gemischt aus: Einigen gingen die Pflichten nicht weit genug, während andere die zu hohen Kosten für die Unternehmen anmahnten.

Die genauen Vorgaben, was Arbeitgeber im Rahmen der Arbeitszeiterfassung 2023 aufzeichnen müssen, werden erst mit der Änderung des Arbeitszeitgesetzes durch dessen neue Regelungen bekannt. Bis dahin gilt, dass die Zeiterfassung die Rahmenbedingungen zur Einhaltung der Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten ermöglichen muss. Dafür sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmende den Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzeichnen.

Was gehört alles zur Arbeitszeit?

Die Frage, was bereits zur Arbeitszeit gehört und was nicht, gehört zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmenden. Für Fachleute in Sachen Recht steht fest: Alles, was mit der Vorbereitung für die eigentliche Arbeit zu tun hat, gehört bereits zur Arbeitszeit. Das heißt, wenn Du Dir im Betrieb Deine Schutzkleidung anziehst oder im Homeoffice den Rechner hochfährst, gilt das bereits als Arbeit, die erfasst werden muss.

Gehören zu Deiner Arbeit regelmäßige Kundentermine, können auch Fahrtzeiten zur Arbeitszeit gehören: Denn dauert Dein Fahrtweg zu Deinem Termin länger als der ins Büro, gilt die Differenz ebenfalls als Arbeitszeit. Das Gleiche gilt für den Heimweg am Ende Deines Tages.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2023 und Vertrauensarbeitszeit – geht das?

Bei der Vertrauensarbeitszeit können Beschäftigte selbst wählen, wann sie arbeiten. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass sie dabei sowohl die vertraglichen Vereinbarungen als auch die gesetzlichen Regelungen zur Höchstarbeitszeit sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten. Daher auch der Name „Vertrauensarbeitszeit“ für dieses Arbeitszeitmodell. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2023 ändert prinzipiell nichts daran, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten mit flexiblen Arbeitszeiten freie Hand lassen können. Sie müssen nun zusätzlich die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen überprüfen und bei Bedarf ihre Arbeitnehmenden ermahnen, diese zu befolgen.

Generell sind Unternehmen als Arbeitgeber selbst dafür verantwortlich, dass sie die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einhalten. Es gibt jedoch immer wieder schwarze Schafe, die es damit nicht so genau nehmen. Rechtlich gesehen sind es die einzelnen Bundesländer und deren Arbeitsschutzbehörden, die die tatsächliche Einhaltung überprüfen und im Einzelfall verbindliche Entscheidungen treffen können. Bei Verstößen können Sie Nachbesserungen verlangen und Bußgelder verhängen.

Was, wenn Arbeitgeber keine Arbeitszeiterfassung einführen?

Verstoßen Arbeitgeber gegen die im Arbeitszeitgesetz festgehaltene Dokumentationspflicht bezüglich Überstunden und Mehrarbeit, drohen Geldstrafen bis zu 30.000 Euro. Hat Dein Unternehmen bisher noch keine generelle Zeiterfassung eingeführt, bleibt das derzeit noch straffrei. Fachkreise rechnen damit, dass entsprechende Geldbußen mit der Überarbeitung des Arbeitszeitgesetzes für die Arbeitszeiterfassung 2023 eingeführt werden. Tritt die Gesetzesänderung in Kraft, wird es für Arbeitgeber also höchste Zeit, die neuen Maßnahmen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit umzusetzen.

Was, wenn Arbeitgeber die Arbeitszeit manipulieren?

Arbeitgeber, die die von einer Stempeluhr oder einem anderen Zeiterfassungssystem aufgezeichneten Arbeitszeiten und Überstunden manipulieren, begehen Betrug zulasten ihrer Mitarbeitenden. Diese sollten sich in einem solchen Fall unbedingt zur Wehr setzen. Reagiert der Arbeitgeber nicht auf Ermahnungen der Arbeitnehmenden, bleibt diesen nur der Gang zu einer Rechtsvertretung mit Schwerpunkt Arbeitsrecht und zusammen mit dieser eine Strafanzeige zu stellen.

Was, wenn Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht eingehalten werden?

Die umfassende Arbeitszeiterfassung 2023 soll vor allem dem Schutz von Beschäftigten dienen, indem sie Verstöße gegen die gesetzlichen Höchstarbeits- und Ruhezeiten besser sichtbar macht. Dabei obliegt es den Arbeitgebern, ihre Mitarbeitenden so zu planen und einzusetzen, dass die entsprechenden Regelungen und Gesetze befolgt werden. Gelingt ihnen das nicht, droht bei einem Verstoß die Verordnung eines Bußgelds.

Dabei gilt: Je länger Arbeitnehmende über die Höchstarbeitszeit hinaus arbeiten, desto mehr muss der Arbeitgeber zahlen. Für einen nicht gewährten Ersatzruhetag werden zum Beispiel 500 Euro fällig. Auch wenn die verpflichtenden Aufzeichnungen nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, drohen Strafen. Außerdem können die Behörden bei einem Verstoß gegen die Höchstarbeitszeit oder Ruhezeiten den dadurch erzielten Gewinn abschöpfen.

Verstoßen Arbeitgeber immer wieder gegen das Arbeitszeitgesetz oder wird die Gesundheit der Beschäftigten dabei besonders gefährdet, kann die Staatsanwaltschaft auch eine Strafanzeige gegen die zuständigen Führungskräfte stellen. Diesen droht dann sogar eine Haftstrafe von bis zu einem Jahr.