Referenzen in der Bewerbung

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sagt zwar einiges über den Arbeitnehmer aus, aber es hat einen Nachteil: Da jedem Arbeitnehmer ein solches Zeugnis gesetzlich zusteht und es zudem wohlwollend formuliert sein muss, ist oft nur bedingt aussagekräftig. Anders sieht es mit Referenzen und Empfehlungsschreiben aus. Noch sind sie hierzulande eher die Ausnahme, bestenfalls jeder vierte Bewerber kann in seinen Bewerbungsunterlagen Referenzschreiben vorweisen. Sie sind damit eine Chance, sich positiv von Mitbewerbern abzuheben.

Referenzschreiben sind vor allem in englischsprachigen Ländern weit verbreitet, aber auch in Deutschland beginnen sie sich allmählich durchzusetzen. Denn immer mehr Menschen sind durch die Zunahme von Projektarbeit und freiberuflichen Tätigkeiten nur zeitlich befristet für ein Unternehmen tätig.  Damit besteht kein Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Um sich dennoch für künftige Jobs zu empfehlen, bitten viele nach Abschluss des Projekts um ein Referenzschreiben.

Referenz müssen aber nicht unbedingt aus dem Hause des letzten Arbeit-/Auftragsgebers verfasst werden, sondern können von jeder Person stammen, mit der ein Bewerber schon zusammengearbeitet hat, und die mit der Tätigkeit und Leistung zufrieden waren.

Auch für Berufsanfänger, die noch kein Beschäftigungsverhältnis und damit kein Arbeitszeugnis vorweisen können, empfiehlt es sich, ihre Bewerbungsunterlagen mit Referenzen „aufzupeppen“. So können Praktikanten beim Betreuer im Praktikum, Studenten bei ihrem Professor oder Dozenten, Azubis bei einem (Teil)Ausbildern, aber auch Ehrenamtler bei ihrem Verein bzw. ihrer Organisation um eine Referenz bitten.

Als Referenzgeber aus einem zurückliegenden Beschäftigungsverhältnis eignen sich idealerweise ehemalige Vorgesetzte, also hierarchisch mindestens eine Position über dem Bewerber gestanden sind.

Neben schriftlichen Referenzen gibt es die Möglichkeit, im Anschreiben Personen, mit denen man zusammengearbeitet hat, namentlich als Referenz zu benennen. Die müssen natürlich damit einverstanden sein, dass künftige Arbeitgeber sich bei ihnen womöglich telefonisch erkundigen. Und sie sollten auch kurz informiert werden, wenn eine Bewerbung verschickt wird.

Denn wenn der Personaler anruft und die als Referenz genannte Person erst einmal Überraschung zeigt, kann das ein schlechtes Licht auf den Bewerber werfen. Und: Wenn sich der Referenzgeber regelrecht überrumpelt fühlt, äußert er sich womöglich nicht in dem Sinne über den Bewerber, wie dieser es gerne hätte.

Für schriftliche Referenzen gibt es keine feste Form, üblich ist ein normaler Brief. Da sie in der Regel den Charakter eines persönlichen Schreibens haben, werden die Schreiben meist in der Ich-Form vom Aussteller verfasst, in dem er die persönlichen Stärken der Person betonen.

Auch oder gerade bei Referenzschreiben gilt, je sachlicher sie formuliert sind, desto überzeugender wirken sie. Übertriebene Lobhudeleien werden gerade in Referenzschreiben genau als solche wahrgenommen – und dann kann der Schuss nach hinten losgehen.

Die Begriffe Referenz und Empfehlungsschreiben werden manchmal synonym verwendet. Allerdings gibt es einen entscheidenden Unterschied: Eine Referenz legt den Schwerpunkt auf die Vergangenheit, und wird aufgrund der positiven Erfahrungen des Referenzgebers mit dem Bewerber in bislang ausgeübten Tätigkeiten geschrieben.

Ein Empfehlungsschreiben hingegen ist eine persönliche Empfehlung an einen konkreten Empfänger, mit dem der Absender den Bewerber für eine bestimmte Tätigkeit persönlich empfiehlt.