Kaufmann im Büromanagement (m/w/d)

Es ist eigentlich egal, wie groß ein Betrieb ist, in welcher Branche er agiert oder welche Gewinne er Jahr für Jahr einfährt: Ihnen allen ist gleich, dass sie über ein Büro verfügen, das gewissermaßen die Zentrale darstellt, in der alle Bereiche des Hauses zusammenfließen. Hier arbeiten gut ausgebildete Bürokaufleute. Sie sind nicht alleine der erste Kontakt für alle Sorgen und Nöte, mit denen sich die Angestellten an sie wenden. Vielmehr läuft die gesamte interne und externe Kommunikation des Unternehmens über das Büro. Dort werden also Rechnungen geschrieben und den Kunden zugestellt, Angebote verschickt oder Anrufe beantwortet.

Doch der Bürokaufmann ist oft auch ein Meister der Zahlen. Gehaltsabrechnungen und Kostenangebote gehören zu seinem Alltag. Hin und wieder übernimmt er dabei sogar Tätigkeiten, für die er kaum ausgebildet ist – die aber doch jemand ausführen muss. Dazu kann etwa die Buchhaltung gehören, die in einigen Firmen tatsächlich durch die Bürokaufleute geleistet werden muss. Gleiches gilt für das Personalwesen: Das Sichten und Aussieben von Bewerbungen stellt somit unter Umständen eine Aufgabe dar, die erledigt werden will. Solche Anforderungen gehören zwar zu den Ausnahmen des Jobs und sollten nur auf ausdrückliche Anweisung des Vorgesetzten erfüllt werden. Dennoch zählen sie zu jenen Herausforderungen, mit denen sich das Büropersonal befassen muss.

Überhaupt agiert der Bürokaufmann nur selten einmal eigenständig. Er produziert keine Waren, bietet Fremden keinen Dienstleistungen an, steht nicht am Verkaufstresen und führt auch kein Bewerbungsgespräch mit potenziellen neuen Mitarbeitern. Dennoch ist er für den gesamten Schriftverkehr zuständig, der in diesen Bereichen anfällt. Bürokaufleute archivieren darüber hinaus alle Dokumente, die für das Unternehmen relevant sein könnten. Mag es für Außenstehende kaum möglich sein, sich unter den oft tausenden Blättern an Papier zurechtzufinden, so weiß gutes Büropersonal ganz genau, wo es eine bestimmte Rechnung, ein Schreiben oder eine Auftragsbestätigung findet. Ebenso weiß es Wichtiges von Unwichtigem zu trennen: Das Aussortieren mancher Unterlagen kann für eine Firma nämlich immer auch mit Risiken verbunden sein.

Übrigens lässt sich die Tätigkeit ohne grundlegende Kenntnisse im Umgang mit dem Computer, den modernen Medien und dem Einsatz aktueller Software kaum mehr ordentlich erledigen. Der technische Fortschritt hat längst die Büros erreicht und kann diverse Aufgaben vereinfachen – ebenso aber die Gefahren von Fehlern spürbar minimieren. Gutes Personal steht daher immer vor der Aufgabe, sich kontinuierlich weiterzubilden. Demgegenüber agiert der Bürokaufmann in einem Umfeld, das ihm geregelte Arbeitszeiten gewährleistet. Der Job mag stressig sein und Überstunden kennen. Im Vergleich zu anderen Berufen gilt er aber als weitgehend schonend, wird Körper und Seele also nicht allzu stark belasten.

Wer eine Karriere in diesem Arbeitsbereich anstrebt, muss eine Ausbildung absolvieren. Sie unterliegt dem dualen System: Der Lehrling besucht also regelmäßig die Berufsschule – muss aber außerhalb dieser Phasen bereits im Büro seines Arbeitgebers tatkräftig mithelfen. So erlernt er die Eigenschaften eines guten Bürokaufmanns von der Pike auf, kann nach und nach steigende Herausforderungen bewältigen und ist nach drei Jahren fähig, sowohl die theoretischen als auch die praktischen Kenntnisse in einer Prüfung zu bestätigen. Wer diese Aufgabe meistert, ist mit dem Abschlusszeugnis bestens gerüstet, um einen der zahlreichen Jobs zu übernehmen – denn ein reges Angebot an freien Stellen herrscht auf dem Markt immer.

Der Einstieg in die Lehre wird am besten mit einem guten Realschulabschluss geebnet. Dieser wird zwar nicht verpflichtend vorausgesetzt – auch ein Zeugnis der Hauptschule oder sogar ein fehlender Abschluss kann durch die Lehrbetriebe anerkannt werden. Dennoch sollte ein Mindestmaß an Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation, Rechenwesen, Organisation und Umgang mit den modernen Medien vorhanden sein. Viele Unternehmen achten daher auf durchschnittliche bis gute Noten in den Fächern Deutsch, Englisch und Mathematik. Bürokaufleute sollten zudem teamfähig sein und komplexe Aufgaben übernehmen können. Denn genau darin wird die hauptsächliche Arbeit bestehen, in der sie eine erfolgreiche berufliche Zukunft anstreben.