Jobprofil Bürokraft (m/w/d)

 

Key Facts Bürokraft

Ausbildung
Ausbildung zum Bürokaufmann oder allgemein im kaufmännischen Bereich


Tätigkeitsbereich

Übliche Sekretariatsaufgaben, Unterstützung des Vorgesetzten, Übernahme von Korrespondenz und Kommunikation, Empfang der Gäste


Gehalt

etwa 2.500 Euro im Monat


Zukunftsaussichten

Gut, da auch künftig ein Service für Empfang und Korrespondenz in vielen Unternehmen unersetzlich sein wird

 

Kurzprofil Bürokraft

Kaum eine leitende Position ist vorstellbar, hinter der nicht ein gut organisiertes Büro steht. Das Herzstück einer jeden Abteilung übernimmt dabei solche Aufgaben, die den Alltag des Chefs nur stören würden. So etwa das Beantworten von Anfragen, das Anberaumen von Terminen oder den Empfang aller Gäste. Tätigkeiten also, wie sie der Bürokraft zukommen. Sie wird wegen ihres ruhigen und oftmals deeskalierenden Auftretens übrigens gerne einmal als die gute Seele eines Unternehmens angesehen. Zurecht, versteht sie es mit ihren kommunikativen Fähigkeiten doch, eine stürmische Situation zu besänftigen – und manchem Gesprächspartner ein Lächeln auf das Gesicht zu zaubern.

 

Aufgaben einer Bürokraft

Ein jedes Unternehmen empfängt an jedem einzelnen Tag eine Vielzahl an Anfragen. Ob per Brief, Fax, Mail oder Telefon – sie alle müssen beantwortet werden. Nur selten einmal ist dafür die Kompetenz des Chefs erforderlich. Viele Antworten können also von einem Mitarbeiter verfasst werden. Er wird in der Regel in der Bürokraft gesehen. Bei ihr handelt es sich um einen Angestellten, der den reibungslosen Ablauf aller die Korrespondenz betreffenden Aufgaben übernimmt. Ebenso ist er an der internen wie externen Kommunikation beteiligt, kann also beispielsweise auch Rundschreiben an die Belegschaft versenden. Eine Tätigkeit, die ein hohes kommunikatives Niveau verlangt.

Daneben verfügt die Bürokraft über ein starkes Talent für die Organisation und Planung. Alle Termine laufen schließlich über ihren Schreibtisch. Oftmals müssen aber auch in anderen Belangen die Interessen verschiedener Personen und Institutionen vereint werden. Eine nicht immer ganz einfache Aufgabe – die sich mit gutem Zureden aber lösen lässt. Dafür werden natürlich Sprachkenntnisse benötigt, die zumindest im Deutschen und Englischen fließend vorliegen, die aber auch in anderen Mundarten zumindest in Grundzügen beherrscht werden sollten. Insbesondere bei international agierenden Konzernen dürfte darin eine Einstellungsvoraussetzung für den Office Manager zu sehen sein. Ein kompetentes sowie stets freundliches und seriöses Auftreten gilt zudem als Grundtugend in diesem Beruf.

Zwar agiert die Bürokraft weisungsgebunden. Dennoch ist sie in diesem ihr gesteckten Rahmen weitgehend eigenständig tätig. So kann sie Aufgaben im Team delegieren, wird aber nur selten einmal Ansprechpartner für sich stellende Probleme besitzen. Ein gutes Gespür für die Improvisation dürfte die Arbeit somit vereinfachen. Gleiches gilt für den souveränen Umgang mit den modernen Medien. Der digitale Fortschritt beeinflusst den alltäglichen Job des Office Managers erheblich. Wo einst noch Antworten per Hand geschrieben wurden, können solche per Textbausteinen am Computer schon automatisch erstellt werden. Daneben eilt der Bürokraft der Ruf voraus, sie sei verlässlich – eines der Merkmale, warum sie als die gute Seele im Hause angesehen wird.

 

Welche Ausbildung braucht eine Bürokraft?

Das Arbeitsumfeld des Office Managers ist – ähnlich jenem des Sekretärs – nicht genau definiert. Ein eigenständiges Berufsbild gibt es hier nicht, entsprechend wird in diesem Bereich auch weder durch staatliche noch durch private Anbieter eine Ausbildung angeboten. Dennoch ist es empfehlenswert, die Basis zur angestrebten Karriere durch eine Lehre zu schaffen, die ähnliche Tätigkeiten umfasst. So etwa im kaufmännischen Bereich oder sogar direkt als Bürokaufmann. Oft liegt in einem solchen Abschluss die Möglichkeit, zumindest einmal in diesen Beruf hineinzuschauen und sich in der täglichen Herausforderung des Büros zu beweisen.

Daneben benötigt die künftige Bürokraft viel Disziplin. Meist festigt sie ihre Fähigkeiten auf Seminaren und Weiterbildungen, wo sie etwa ihre Sprachkenntnisse oder ihre Eignung im Umgang mit dem Computer auf ein höheres Niveau hebt. Wer sich in diesem Berufsfeld aber tatsächlich etablieren möchte, kommt um praktische Erfahrungen nicht herum. Leitende Office Manager arbeiten sich oft erst nach vielen Jahren empor – vom am Schreibtisch agierenden Mitarbeiter zur Führungskraft der Bürobelegschaft. Neben den fachlichen Fähigkeiten kommt hierbei den Soft Skills eine tragende Rolle zu. Die Bürokraft sollte zumindest in der internen und externen Kommunikation nie auch nur den Hauch eines Zweifels an ihrer Seriosität und ihrem freundlichen Erscheinungsbild aufkommen lassen.

 

Wo sind Bürokräfte tätig?

Der Office Manager lässt sich in diversen Branchen finden. Er kommt überall dort zum Einsatz, wo bestimmte Aufgaben einer Führungsperson an ein Büro delegiert werden. Nach vielen Jahren der Erfahrung – und den damit bewiesenen Kompetenzen – findet die Bürokraft aber auch häufig ihren eigenen Weg in die Führungsgremien eines Unternehmens. Oft kommt ihr dabei der über lange Zeit hinweg aufgebaute persönliche Kontakt zu Menschen im und außerhalb des Unternehmens zugute – etwa, um die langfristige Ausrichtung des Hauses strategisch einzuschätzen. In einer guten Bürokraft steckt daher deutlich mehr als ihre Berufsbezeichnung vermuten lässt.

 

Was verdient eine Bürokraft?

Wer die beruflichen Grundlagen im kaufmännischen Bereich legt oder wer die erste Stufe der Karriereleiter über den Posten des Bürokaufmanns absolviert, wird im Gehalt regelmäßig zwischen 2.000 und 2.500 Euro pro Monat erwarten dürfen. Sicherlich rückt bei dieser Einschätzung auch die Frage in den Fokus, in welcher Branche, in welchem Unternehmen und in welchem Bundesland der Betroffene tätig ist. Ähnliche Bezüge dürfen daher für die Bürokraft vorausgesetzt werden – für die es keinen eigenständigen Tarif gibt. Insbesondere leitende Office Manager sehen ihre Fähigkeiten und ihren Wert für das Haus aber mit einem deutlich höheren Lohn angemessen vergolten.

 

Zukunftsaussichten für Bürokräfte

Beinahe stellt sich die Frage, ob überhaupt eine Zukunft ohne Büros und den darin arbeitenden Personen denkbar ist. Denn wozu wären viele Führungskräfte überhaupt fähig, müssten sie sich Tag für Tag auch noch mit den Tätigkeiten des Office Managers abgeben? Und wenn auch dessen Beruf maßgeblich durch die voranschreitenden technischen Möglichkeiten beeinflusst wird – ersetzen lässt sich die Bürokraft durch einen Computer vermutlich selbst in den kommenden Jahrzehnten nicht. Die Zukunft in diesem Berufsbereich ist also gesichert. Jedoch nur für Personen, die auch weiterhin den steigenden Anforderungen an Auftreten, Sprachkenntnissen und im Umgang mit den modernen Medien gerecht werden.

 

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