Teamassistenz (m/w/d) – Office & Operations Allrounder:in (Vollzeit)

Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind? Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen? Dann suchen wir dich. Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership. Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.

Deine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamisch

Office- und Team-Support

Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld

HR-Support & Teamkultur

Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
Begleitung von Onboardings und Offboardings
Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten

Kommunikation, CRM & Marketing

Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems

Technologie & Automatisierung

Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise

Was du mitbringst

Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit

Was dich bei Wonderwerk erwartet

Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.

Unser Unternehmen

Unsere Performance-Kultur

Wonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.

Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.

Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund:innen wie Kolleg:innen nachhaltig zu begeistern.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?

Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse an jobs@wonderwerk.com