Executive Assistant (m/w/d)

Über Weboffice

Die Weboffice IT-Service und Marketing GmbH ist zertifizierter Odoo-Gold-Partner und realisiert maßgeschneiderte ERP- und CRM-Lösungen für Unternehmen im gesamten DACH-Raum. Neben Kundenprojekten entwickeln und vertreiben wir eigene Software-Lösungen und arbeiten regelmäßig in internationalen Projektkonstellationen. Dadurch entstehen dynamische Abläufe und spannende Entscheidungsprozesse, bei denen unsere Executive Assistant eine zentrale Rolle übernimmt und die Geschäftsführung aktiv unterstützt.

Deine Rolle

Als Executive Assistant der Geschäftsführung bist du die zentrale organisatorische und operative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team, Kunden und Partnern. Du behältst den Überblick, koordinierst, strukturierst und sorgst dafür, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und umgesetzt werden. Diese Rolle ist nah an strategischen Themen und nicht rein administrativ.

Kundenbeziehung

Persönliche Entwicklung

Eigenständigkeit

Verwaltungsarbeit

Technische Kompetenz

Deine Verantwortung

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft (operativ und administrativ)
• Kundenbetreuung: Professionelle Kommunikation und Betreuung unserer Kunden und Partner
• HR-Management: Verantwortlich für den gesamten Bewerbungs- und Recruitingprozess sowie administrative Personalthemen (Urlaube, Abwesenheiten, Organisation)
• Reporting & Analysen: Erstellung von Präsentationen, Reports und Auswertungen
• Marketing: Unterstützung im Marketing und Employer Branding
• Mitarbeiterkommunikation: Koordination von Mitarbeitergesprächen und internen Projektmeetings
• Veranstaltungen & Weiterbildung: Organisation interner Events, Workshops und Schulungen

Must Haves

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Managementbereich
• Finanz- & Unternehmensprozesse: Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe & Accounting
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Arbeitsweise: Hohe Organisationsstärke, strukturierte Arbeitsweise sowie Multitasking-Fähigkeit
• Eigeninitiative & Proaktivität: Selbstständiges Handeln und Mitdenken bei organisatorischen und strategischen Entscheidungen
• Mobilität: Führerschein uns Reisebereitschaft
• ERP- & CRM-Expertise: Know-how in Odoo oder ERP/CRM-Systemen sowie Erfahrung mit digitalen Geschäftsprozessen
• Digitale Affinität: Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Nice-to-Haves

• Rechtliches Wissen: Rechtliche Grundkenntnisse (z. B. Arbeitsrecht, Vertragsprüfung)
• Marketing & Events: Erfahrung in Marketing-, Projekt- oder Eventorganisation
• Internationale Projekterfahrung
• Technisches Verständnis: Grundkenntnisse in IT-Infrastrukturen und Software-Architekturen

Was dich bei Weboffice erwartet

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Einblick in strategische Entscheidungen & Unternehmensentwicklung

• Langfristige Perspektive in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen

• Flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege

• Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum

• Internationales Projektumfeld

Was wir anbieten

Jeder Mitarbeiter hat die Chance, die Auswirkungen seiner Arbeit zu sehen. Du kannst einen echten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.

Eintritt: Ab sofort
Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Stunden/Woche)
Gehalt: Mindestens 3.175,- EUR brutto pro Monat (KV-Mindestgehalt. Abhängig von Vorkenntnissen oder Vorbildungen ist eine Überzahlung möglich).

Karriere & wirtschaftliche Stabilität

Internationale Projekte & Reiseerfahrung

Flache Hierarchien & Eigenverantwortung

Schulungen & Weiterbildung