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zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Geschäftsstelle der Medizinischen Fakultät Heidelberg gesucht.

Die Dekanatsgeschäftsstelle ist die zentrale Geschäfts- und Informationsstelle der Medizinischen Fakultät. Sie führt die laufenden Geschäfte, unterstützt den Fakultätsvorstand in den operativen und strategischen Handlungsfeldern und sie betreut die akademischen Verfahren wie Promotionen, Habilitationen und Berufungen. Das Berufungsbüro administriert die Berufungsverfahren auf Professuren und sichert die formal korrekten Verfahrensabläufe.

• Job-ID: V000015803
• Einsatzgebiet: Medizinische Fakultät
• Einsatzort: Heidelberg
• Tätigkeitsbereich: Management / Administration
• Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
• Veröffentlicht: 25.06.2026
• Befristung:Befristet (2 Jahre)
• Vertrag:TV UK

Ihre Aufgaben

• Eigenständige administrative Abwicklung von Berufungsverfahren mit administrativer Begleitung der Berufungskommissionen, inklusive Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung sowie Mitarbeit an der Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Eigenständige Erstellung aller verfahrensrelevanten Dokumente für die Gremien der Fakultät und der Universität; Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Fakultätsrats
• Eigenständige Koordination von Ausschreibungen für Professuren und Kommunikation mit Bewerber*innen in deutscher und englischer Sprache
• Abstimmung und Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums
• Mitarbeit im Berichtswesen zum Thema Berufungen

Ihr Profil

• Sie bringen Kenntnisse in Verwaltungsabläufen idealerweise in einer Hochschule oder außeruniversitären Forschungseinrichtung mit – nachgewiesen durch einschlägige Ausbildung oder Studium
• Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und selbstständig
• Sie pflegen einen freundlichen, situationsgerechten Kommunikationsstil und verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sie sind Teamplayer, serviceorientiert und flexibel
• Sie sind versiert im Umgang mit den Programmen von MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Sie bringen Offenheit für Digitalisierungsfragen mit, hilfreich sind Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken

Wir bieten Ihnen

• Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (bspw. im Bereich Projektmanagement)
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E9, attraktive betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Kontakt & Bewerbung

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Dr. Claudia Denk via E-Mail zur Verfügung.

Interessiert?

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Medizinische Fakultät
Dr. Claudia Denk
Im Neuenheimer Feld 672
69120 Heidelberg
dekanat@med.uni-heidelberg.de

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Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.