Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.

Assistenz der Bauherrnvertretung

Errichtung Kinderzentrum/MitarbeiterInnenrestaurant und Küche

JobID: 8134

Voll- oder Teilzeit (mindestens 30 Wochenstunden), Karenzvertretung

Aufgabeninhalte:

fachliche, organisatorische und administrative Unterstützung des Projektteams (Projektleitung, Projektsteuerung, Projektmanagement, ...)
eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat, vollinhaltliche Führung der Büroorganisation
eigenverantwortliches Handeln beim Rechnungslauf: Eingang, Prüfung der Kriterien, Hochladen auf eine Plattform
AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
Organisation des Tagesgeschäftes im Projektbüro
laufende Weiterentwicklung und Optimierung der Büroorganisation bzw. des eigenen Arbeitsbereiches
Organisation für die unternehmensinterne und –externe Korrespondenz bis hin zur Geschäftsführung, Schaffung und Betreuung einer Ablagestruktur (Standardisierung), Dokumentation im Sinne eines zeitgemäßen Office-Managements (Bescheide, Verträge)
Vor- und Nachbereitung von Meetings, Verantwortung für Protokollführung (Sitzungsunterlagen, Agenden und Protokolle) und erstellen dieser Unterlagen
Erstellen und Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Besprechungsunterlagen sowie Korrespondenzen (Power Point, Excel, etc.)
Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
Identifizierung mit einem der größten Bau-Projekte des Land OÖ, operative Mitarbeit beim Projekt
Backoffice- und Assistenzagenden sowie Betreuung von BesucherInnen

Voraussetzungen:

abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule, Baufachschule oder vergleichbare Ausbildung
Reifeprüfung erwünscht
idealerweise mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich bevorzugt im Krankenhausbereich
versierter Umgang mit MS Office Programmen (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook, Projektplattformen...)
sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie Formulierungssicherheit
freundliches professionelles Auftreten, ausgezeichnete, wertschätzende Umgangsformen
hohe Diskretion und Verschwiegenheit
schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft sowie proaktive, selbstständige Arbeitsweise
Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
Bereitschaft zur Weiterbildung
Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement mit dem Schwerpunkt Bauprojekte erwünscht

Rückfragen und nähere Auskünfte:

Claudia Dominikus, MMBA MPA, Projektleitung Kinderzentrum, T: +43 (0)664 80 65 277 91

Christian Brandstätter, Stv. Leitung Abteilung Personalrekrutierung, T: +43 (0)5 7680 83 6565

Weitere Informationen:

Arbeiten im Kepler Universitätsklinikum (Werte, Kultur, Nachhaltigkeit)
FAQs und Bewerbungsinfos
Menschen im KUK

Ihre Vorteile:

KFL-Versicherung

KFL-Versicherung Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten

Kinderbetreuung

Kinderbetreuung betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit

Mobilität

Mobilität absperrbare Fahrradabstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit

Mitarbeiterrestaurant

Mitarbeiterrestaurant günstige Verpflegung, Vitalküche

Fortbildungsprogramm

Fortbildungsprogramm firmeneigene Kurse und Gesundheitsförderung

Teilzeitmodelle

Teilzeitmodelle positionsabhängig diverse Teilzeitmodelle (Work-Life-Balance)

Telearbeit

Telearbeit Möglichkeit zur Telearbeit (positionsabhängig)

Ermäßigungen

Ermäßigungen Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit PV-Anlagen und energiesparende Technik bei Neu- und Umbauten

Einstufung: Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.422,- (Grundlage LD 17/01) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.

Besetzungstermin: ehest möglich

Bitte bewerben Sie sich bis 08.08.2025 online und fügen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen der online-Bewerbung bei. Laden Sie bitte dazu Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Zeugnisse sowie alle relevanten Dokumente hoch.