Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft

Im Dialog mit der Gesellschaft entwickelt das KIT Lösungen für große Herausforderungen – von Klimawandel, Energiewende und nachhaltigem Umgang mit natürlichen Ressourcen bis hin zu Künstlicher Intelligenz, technologischer Souveränität und demografischem Wandel. Als Die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft vereint das KIT wissenschaftliche Exzellenz vom Erkenntnisgewinn bis zur Anwendungsorientierung unter einem Dach – und ist damit in einer einzigartigen Position, diese Transformation voranzutreiben. Damit bietet das KIT als Exzellenzuniversität seinen mehr als 10 000 Mitarbeitenden sowie seinen 22 800 Studierenden herausragende Möglichkeiten, eine nachhaltige und resiliente Zukunft zu gestalten.
KIT – Science for Impact.

Referentin / Referent Projektfinanzen und -administration (w/m/d)

80% Teilzeit

• Institut für Photonik und Quantenelektronik (IPQ)
• unbefristet
• ab sofort
• Teilzeit
• 41.300,00 bis 48.400,00 EUR brutto pro Jahr

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Ihre Aufgaben

Im Rahmen Ihrer Tätigkeiten unterstützen Sie die Institutsleitung in verschiedenen administrativen und finanziellen Belangen und tragen damit wesentlich zu einer reibungslosen Durchführung von Forschungsarbeiten bei. Im Mittelpunkt steht die administrative Abwicklung und das Controlling von Drittmittelprojekten in enger Abstimmung mit der Institutsleitung und den Fachabteilungen des KIT. Darüber hinaus unterstützen Sie die operative Beschaffung – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Zahlungsabwicklung im SAP-System – und gewährleisten damit die termingerechte Versorgung des Instituts mit notwendigen Ressourcen.

Sie agieren mit unserem internationalen Team an Nachwuchswissenschaftler*innen und Studierenden. Ihr Aufgabengebiet umfasst dabei insbesondere die folgenden Tätigkeiten:

• Planen, Steuern und Verwalten von Projektbudgets unterschiedlicher Drittmittelgeber
• Schnittstelle zwischen Geldgebern, Kooperationspartnern, KIT-internen Serviceabteilungen sowie dem Institut in projektbezogenen administrativen Belangen
• Erstellung von Förderanträgen und Projektberichten (administrativer Teil) und von Abrechnungen gegenüber den Fördermittelgebern
• Mitwirkung bei der Erstellung von Konsortialverträgen
• Interaktion mit externen Projektpartnern sowie Koordination und Organisation von Projekttreffen und projektbezogenen Veranstaltungen
• Erstellung und Überwachung interner Budget- und Personaleinsatzplanungen
• Klärung und Bearbeitung von Budgetanfragen von Mitarbeitenden
• Verwaltung und Überprüfung von Verwendungsnachweisen
• Gelegentliche Übernahme von Aufgaben im allgemeinen administrativen Institutsbetrieb

Ihr Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) der Betriebswirtschaftslehre bzw. einer vergleichbaren Fachrichtung oder alternativ eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Controlling und Finanzen, vorzugsweise im industriellen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Idealerweise SAP-/SRM-Kenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
• Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten und Ihr Arbeitsumfeld aktiv mitzugestalten.

Wir bieten

Familienfreundlichkeit
Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

Gesundheit
Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen, Angeboten zur psychischen Gesundheit und regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen.

Individuelle Zusatzleistungen
Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Karriere und Entwicklung
Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

Sinnstiftende Arbeit
Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

Kontakt und weitere Job Informationen

Arbeitsort
Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Eingruppierung
EG 10 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Vertragsdauer
unbefristet

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne
Prof. Dr. Christian Koos
christian.koos(at)kit.edu
+49 721 608-42491

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an
Patrick Dolzinski
Personalservice (PSE)
patrick.dolzinski(at)kit.edu
+49 721 608-25030

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist: 23.08.2026
Ausschreibungsnummer: 278/2026

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das KIT erfolgt entsprechend dieser Datenschutzerklärung.

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