Teamassistenz (m/w/d) Sekretariat Standort Köln

Für unser Team am Standort Köln mit ca. 80 Mitarbeitern suchen wir zur Verstärkung unseres Sekretariates ab sofort eine Teamassistenz für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Büroorganisation.

Mit über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus mehr als 30 Nationen und von vier Standorten aus arbeiten wir an anspruchsvollen Projekten mit den Schwerpunkten Bildung, Gesundheit und Forschung, Kultur und Verwaltung für überwiegend öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber.

Ihre Aufgaben:

• Pflege und Prüfung Zeiterfassung Mitarbeiter
• Empfang und Betreuung für Besucher und Mitarbeiter
• Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
• Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
• Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
• Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
• Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
• Betreuung der Konferenzräume
• Mithilfe und Service bei Veranstaltungen und Fortbildungen
• Unterstützung bei regelmäßigen Team-Zusammenkünften
• Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
• Schnittstellenfunktion zwischen Teams, Standorten und externen Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Office-Standards
• Interesse an einer Weiterbildung zum/zur Sicherheitsbeauftragten

Sie bringen:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im genannten Tätigkeitsprofil
• gute Kommunikationsfähigkeit sowie Teamorientierung
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• freundliches und verbindliches Auftreten
• selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Rechtschreibung mit.

Wir bieten:

• eine Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
• abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
• sichere Vergütung und voll finanziertes Jobticket
• Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Anbindung zum Hauptbahnhof
• geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche, auch Teilzeit möglich
• regelmäßige Teamevents

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe zur Gehaltsvorstellung und einem möglichen Einstiegsdatum (max. 5 MB) als E-Mail.

Kontakt
David Koenigsfeld und Markus Kill
heinlewischer
Stolkgasse 25
50667 Köln
Telefon: +49 221 91659-0
bewerbung-koeln@heinlewischer.de
www.heinlewischer.de