Du bist der Typ Mensch, der ein: "Wir sollten..." in einen klaren Plan übersetzt, indem Du Dich um einen reibungslosen Ablauf und die Pflege interner Strukturen kümmerst. Du kommunizierst selbstbewusst, hältst alle Stakeholder auf einer Linie und lässt Dich von einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld nicht einschüchtern – sondern bist neugierig darauf.

Wenn Du hier wachsen, Verantwortung übernehmen und das Rückgrat spannender Projekte mit echtem Mehrwert werden möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.

Als unser Projektassistent sorgst Du dafür, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit passieren – und dass jeder weiß, was "richtig" und "Zeit" bedeuten.

Du unterstützt den Leiter Operations und das Team mit Struktur, Kommunikation und kluger Koordination, damit crossfunktionale Arbeit schnell umgesetzt werden kann, ohne unübersichtlich zu werden.

Team Assistenz (m/w/d) – Executive | (Ulm, vor Ort)
Unternehmen: NIK Executive Search GmbH
Standort: Ulm Vollzeit oder Teilzeit mit 25+ Stunden vor Ort

Was Du tun wirst

• Du führst das Projekt-"funktionales System": Zeitpläne, Agenden, Doku und Follow-ups
• Du dokumentierst Projektfortschritte und Statusupdates (Tracker, Dashboards, Reports)
• Du bist Kommunikationsknotenpunkt für den Leiter Operations, interne Teams und externe Partner
• Du koordinierst Meetings und Aktivitäten vor Ort – von der Vorbereitung bis zum Abschluss
• Du erstellst prägnante Präsentationen und Botschaften, um komplexe Themen leicht zu machen
• Du unterstützt bei Bedarf die GL in der täglichen Organisation (Reisen, Bestellungen, Rechnungen)

Was Du mitbringst

• Erfahrung in Projektunterstützung/Koordination oder in einer vergleichbaren Rolle
• einen strukturierten Arbeitsstil: Du priorisierst, dokumentierst und hältst alles am Laufen
• starke Kommunikationsfähigkeiten – warm, klar und bestimmt, wenn nötig
• Furchtlosigkeit in einer schnelldrehenden und technisch basierten Umgebung: Du lernst schnell
• echten Willen zu wachsen: Du willst Feedback, Verantwortung und Entwicklung
• solide Microsoft 365-Fähigkeiten, KI-Erfahrung und Umgang mit Projekttools sind ein Plus

Was Du erwarten kannst

• spannende Projekte mit echtem Mehrwert und realen Auswirkungen
• eine Teamkultur, die auf Verantwortung, Klarheit und respektvoller Zusammenarbeit basiert
• ein fundiertes Onboarding, Sparringpartner und Möglichkeit für wachsende Verantwortung
• einen modernen Arbeitsplatz in Ulm und ein starker Teamrhythmus vor Ort
• Arbeitszeitmodell nach Wunsch mit klaren Erwartungen auf beiden Seiten

Hört sich nach Dir an?

Sende uns Deinen Lebenslauf (oder LinkedIn-Profil), mit Starttermin und Deiner bevorzugten wöchentlichen Arbeitszeit. Gerne mit einer kurzen Erklärung, was Dich an dieser Aufgabe besonders reizt.

Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Genderidentität, Alter, Behinderung, Religion oder Hintergrund. Was uns wichtig ist, wie Du arbeitest, wie du kommunizierst und wie du lernst.

Bewerbung an: nk@nik-personal.de