Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Köln, Festanstellung, Vollzeit, Job-ID 5018

medfacilities kurz und knapp

Als Tochterunternehmen der Uniklinik Köln beschäftigen wir rund 100 Mitarbeitende. In Bauherrenvertretung entwickeln, planen und bauen wir seit 20 Jahren technisch anspruchsvolle Immobilien für Gesundheitsversorgung, Forschung und Lehre am Standort der Uniklinik Köln. Nachhaltiges Bauen, zukunftsweisende Konzepte und Energieeffizienz der Sonderimmobilie stehen dabei im Mittelpunkt. Wir arbeiten in interdisziplinären Teams projektorientiert im innovativen und dynamischen Umfeld der Universitätsmedizin.

Das sind Ihre Aufgaben

• Unterstützung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Terminkoordination sowie Bereitstellung relevanter Unterlagen
• Entwicklung zur zentralen Schnittstelle des Backofficeteams, Aufnahme und Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse
• Eigenverantwortliche Digitalisierung des Officemanagements, Koordination der Einführung neuer Software in Arbeitsgruppen
• Souveräne und professionelle Kommunikation als Ansprechperson für Kunden, Behörden, Geschäftspartner und das interne Team
• Vertragsverwaltung und -management, akkurate Dokumentation und Überwachung von Fristen
• Professionelle Verwaltung und Bearbeitung von E-Mail-Postfächern, Telefonaten und Post
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Buchung von Geschäftsreisen und Abrechnung der Reisekosten

Das bringen Sie mit

• Kaufmännischen Ausbildungsabschluss oder einen vergleichbaren Hintergrund
• Relevante Erfahrungen im Assistenzbereich oder Office-Management
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Leidenschaft für das Management aus zweiter Reihe
• Überzeugende Kommunikationsfähigkeit: Sie agieren souverän in einem anspruchsvollen Umfeld und vermitteln klar und verständlich
• Eigenverantwortung und Eigeninitiative: Sie packen gerne an und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben
• Durchsetzungsstärke und schnelle Auffassungsgabe: Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten
• Hohe Diskretion und Teamfähigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

 Das bieten wir

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive
• Ein attraktives Gehalt
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
• Eine arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Kontinuierliche Fortbildungsmaßnahmen
• JobRad, vergünstigte Sport-/Event- und Freizeitangebote
• Vergünstigungen für Mensa, Cafeteria und Apotheke
• Unternehmensevents wie Weihnachtsfeier, Sommerfest und Abteilungstreffen