Das Institut für Luft- und Kältetechnik gemeinnützige Gesellschaft mbH ist eine unabhängige außeruniversitäre Forschungseinrichtung und betreibt mit ca. 150 Mitarbeitenden industrienahe Forschung, Entwicklung und Technologietransfer auf den Fachgebieten der Luft- und Kältetechnik.

Im Hauptbereich Kälte- und Wärmepumpentechnik ist ab 01.07.2024 im Rahmen einer Nachbesetzung eine Stelle zu besetzen als:

Projekt- und Bereichsassistenz (m/w/d)

Ihre Tätigkeitsschwerpunkte:

• Sie übernehmen die kaufmännische Unterstützung in den öffentlichen sowie industrienahen Forschungs- und Entwicklungsprojekten u.a. durch:
  • Monitoring der monatlichen Projektabschlüsse
  • Kommunikation mit Projektpartnern, Kunden und externen Dienstleistern
  • Unterstützung bei der Angebotserstellung und -korrektur sowie eigenständige Pflege und Verwaltung von Angebotsanfragen, des Auftragseinganges und der Auftragsdatenbank
  • Zuarbeit zum Projektcontrolling durch vorbereitende Rechnungslegung, Rechnungsbearbeitung und Erstellung von Leistungsnachweisen
  • Unterstützung bei der Dokumentation von Projekten, Organisation von Projektunterlagen und deren Abrechnungen
• Sie übernehmen die Assistenz der Bereichsleitung inkl. Bereichsorganisation u.a. durch:
  • Verwaltung bereichsinterner Eingangsrechnungen, Hauspost und Bereichsinformationen
  • Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
  • Organisation von weltweiten Dienstreisen und Abrechnung nach betrieblichen Richtlinien
  • Koordination und Vorbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
  • Pflege der bereichsinternen Ablage

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Industriekaufmann (m/w/d) oder vergleichbare kaufmännisch-technische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Bereich Projekt- und Bereichsassistenz wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den MS-Office Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kollegialen Team und die Chance, zukunftsweisende Forschung voranzutreiben.

• Standort: Unmittelbar am Großen Garten in Dresden
• Stellenart: Unbefristet in Vollzeit bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 38 Stunden
• Benefits: Mitarbeiterzuschüsse für Mittagessen, Jobticket und betriebliche Altersvorsorge